Saiba já como fazer uma boa gestão de frota

Saiba já como fazer uma boa gestão de frota

Fazer uma boa gestão de frota significa ser uma atividade de vital importância para garantir a qualidade dos serviços prestados pelas transportadoras e operadores logísticos aos seus clientes no dia-a-dia, pois evitando que os veículos tenham paradas desnecessárias por quebras e outros problemas, eles estarão mais tempo à disposição da empresa e assim evita-se atrasos nas entregas e outros transtornos aos clientes.

O desempenho do setor logístico de uma empresa é crucial em seu sucesso. Quando seus responsáveis tomam atitudes corretas, baseadas em informações atualizadas e reais, os resultados positivos são obtidos com naturalidade para fazer uma boa gestão de frota.

Entretanto, devido à falta de preparo e às exigências de sua rotina de trabalho, muitos coordenadores operacionais tomam decisões equivocadas e que colocam seus negócios em maus lençóis.

Em meio a esse cenário, a gestão de frotas faz toda a diferença no aumento da produtividade e dos lucros e na redução das despesas e dos erros operacionais. Porém, ela deve ser realizada com base em estratégias e técnicas adequadas às necessidades do mercado e da sua gestão.

Neste post de hoje, você vai aprender alguns pontos fundamentais, que não podem faltar em um plano de gestão de frotas eficiente. Continue sua leitura e aproveite!

Faça um planejamento completo

Uma boa gestão começa com um planejamento completo e bem definido, pois ele dará a base para que se tenha no dia-a-dia um controle eficiente e se consiga realizar uma boa gestão para reduzir os custos operacionais de veículos e de processos de manutenção.

Também é necessário realizar um bom gerenciamento de aquisições e renovações de sua frota de veículos. Isso porque um planejamento eficiente deve considerar também a possibilidade de novas aquisições ou substituição de veículos da frota quando os mesmos não estiverem apresentando um desempenho satisfatório, e a manutenção não esteja mais valendo a pena.

Os princípios de um bom planejamento são a definição dos objetivos e a elaboração de planos que integram e coordenam atividades que visam atingir esses objetivos. A sua implementação se divide em etapas:

1. Diagnóstico

Essa é a etapa que consiste em conhecer a realidade da empresa em todos os seus aspectos e sua possível evolução — isso significa a imagem do futuro.

2. Política

A finalidade e os objetivos do planejamento são estabelecidos na formulação da política — ou seja, o futuro desejado. No detalhamento das metas é definido o que se pretende alcançar em um determinado tempo de planejamento.

3. Programação

Nesse momento, é realizado o detalhamento do conjunto de meios necessários para atingir os objetivos, como:

  • planos de ação;
  • projetos;
  • atividades;
  • recursos indispensáveis à sua prática.

4. Execução

Na execução, os setores responsáveis pelos projetos e atividades são definidos, organizados e preparados para a utilização dos meios e instrumentos necessários para a realização do planejamento.

5. Controle

Finalmente, são determinados os métodos de acompanhamento físico e financeiro da execução. Aqui, será verificado como andam as metas e como as tarefas estão sendo desenvolvidas.

Definir metas, traçar objetivos, executar, controlar e agir sobre os resultados integra um trabalho bem planejado que pode representar uma importante mudança nos negócios. O planejamento em transportadoras se torna necessário frente a necessidade constante de:

  • monitoramento de processos;
  • minimização de custos;
  • melhoria de recursos;
  • nível de satisfação no atendimento do serviço;
  • integração com outros segmentos e o mercado;
  • agilidade,
  • flexibilidade
  • precisão das informações.

Seguindo etapa por etapa do planejamento eficiente é possível obter todos esses resultados e ainda mantê-los continuamente.

Acompanhe a vida útil e faça rodízios dos pneus

Assim como todas as peças de um veículo, os pneus precisam ser trocados sempre que necessário. O desgaste desses componentes atrapalha o desempenho de seus motoristas, além de colocá-los em risco.

Então, para evitar qualquer tipo de problema operacional e humano em sua gestão, você deve acompanhar a vida útil de cada pneu de sua frota. Crie um cronograma de revisões, recapagens, rodízios e manutenções preventivas em sua empresa e alcance os resultados positivos que você tanto procura com maior facilidade.

Faça o controle do uso de combustível

Antes de prosseguir sua leitura, responda mentalmente: qual é o consumo médio de combustível de, pelo menos, um veículo de sua frota?

Se o silêncio e a dúvida tomaram conta de seu pensamento está na hora de mudar a sua atitude e fazer o controle do uso de combustível em sua empresa. Dessa maneira, comece a acompanhar o consumo de cada veículo.

Assim, quando alguma anormalidade for identificada e esses valores diminuírem ou aumentarem, há indício de algum problema nos componentes, peças e sistemas de seu veículo, ou até mesmo com a qualidade do combustível abastecido, ou ainda algum fator relacionado com a maneira de conduzir do motorista.

Consequentemente, você tomará decisões rápidas e certeiras para solucionar essas situações e tornará sua frota mais econômica, segura e rentável.

Gerencie as rotas e estradas utilizadas

Para o setor logístico, os prazos de entrega são importantes indicadores de desempenho de uma gestão. Para atender as demandas do mercado, uma empresa precisa entregar mercadorias com segurança e no menor tempo possível.

E isso só acontece quando você gerencia as rotas e estradas utilizadas. Então, acompanhe cada quilômetro rodado, os tipos e as condições de cada rota.

Tomando essa atitude, os danos em sua frota são minimizados e você consegue criar um plano de ação para cada situação possível.

Compare os gastos em cada tipo de veículo

A frota de uma empresa é composta por vários veículos. Por mais que alguns sejam do mesmo modelo, cada um possui características de uso exclusivas.

Para não perder o controle da situação, você deve acompanhar os gastos e as atividades desempenhadas por todos eles, listando todos os problemas e imprevistos que acontecem. Faça também um guia com o modelo, ano de fabricação, marca e quais foram as quantias financeiras gastas com cada um deles.

Com isso, é possível tomar ações preventivas, melhorar o desempenho de seus motoristas e evitar custos emergenciais com reparos e outros consertos.

Crie um plano de manutenção de frota

A diversidade de marcas, modelos e características dos mais variados tipos de veículos, máquinas e equipamentos que costumam compor a frota das empresas de logística requer um cuidado todo especial no que diz respeito a correta definição de planos de manutenção apropriado a cada caso.

Um bom plano de manutenção de frota deve levar em consideração, para cada modelo de veículo, todos os ítens que precisam de revisão, substituição e lubrificação periódicos.

Cabe salientar que o regime de uso do veículo, tal como as condições do trajeto a ser percorrido, tipo de carga a ser transportada e período de operação também devem ser levados em consideração na hora de montar o plano de manutenção da frota.

Treine seus colaboradores

Independentemente de sua área de atuação, os colaboradores de sua empresa são essenciais na melhoria do serviço prestado. Dessa forma, para aprimorar o processo produtivo, suas funções devem ser desempenhadas com excelência e assertividade.

Entretanto, alguns gestores se esquecem de mantê-los atualizados e bem treinados e acabam não obtendo os resultados esperados.

Para fugir dessas situações, você precisa realizar cursos de treinamento para seus funcionários. Sendo assim, analise o papel desempenhado por todos e encontre as fragilidades e potencialidades de cada um.

Nessas horas, esteja preparado para utilizar uma linguagem adequada e de fácil compreensão, não se esqueça de escutar o feedback de suas ações e encontre formas de melhorá-las.

Ademais, também acompanhe as tendências do mercado e saiba quais são os desejos de seus clientes.

Utilize novas tecnologias na operação e na gestão de frotas

As tecnologias mudaram a maneira como as pessoas interagem umas com as outras, e não poderia ser diferente na hora de fazer um plano de gestão de frota.

Nesses momentos, os equipamentos e as ferramentas de trabalho que você utiliza são cruciais na forma como você desempenha as suas atividades e ganha notoriedade no mercado.

Hoje em dia é possível acompanhar a movimentação de todos os seus veículos utilizando softwares, fazer planos de manutenção de frota, ter um gerenciamento de estoque eficiente e ter um controle financeiro atualizado e consciente das necessidades de sua empresa.

Com a internet, um empreendedor pode alcançar novos mercados e fidelizar clientes. Dessa forma, ele precisa utilizar ferramentas e tecnologias que automatizam seu processo produtivo e integram consumidores, fornecedores e colaboradores.

Além do mais, a tomada de decisões é favorecida, pois, as informações de seu sistema logístico são armazenadas e organizadas em um só local. Assim, a produtividade de uma empresa é garantida e os erros operacionais são praticamente eliminados.

Então, caso ainda não possua, busque implantar um TMS ou Software de Gestão de Frotas para ajudá-lo a melhorar sua visão operacional, com escolhas assertivas e que garante a segurança na sua rotina de trabalho e na tomada de decisões.

Nessas horas, lembre-se de priorizar os seguintes critérios:

  • suporte técnico especializado;
  • mobilidade e acesso remoto de qualquer lugar;
  • rapidez e segurança na emissão de CT-e e MDF-e;
  • comunicação direta com clientes (EDI e Webservices);
  • informações em tempo real;
  • rastreamento de cargas online;
  • controle de todos os fatores relevantes de sua frota, como plano de manutenções preventivas, abastecimentos e médias de consumo, e o rodízio, recapagem e desgaste de pneus.

Para que todos os resultados desejados sejam alcançados, é necessário fazer a implantação correta de uma ferramenta de gestão. Para acertar nessa implementação é muito importante seguir alguns passos como os que mencionamos a seguir.

Levante as necessidades da frota

As análises de tamanho da frota, disponibilidade, os tipos e idades dos veículos entre outras características devem ser relacionadas antes de implantar um sistema de administração. Isso porque, mesmo que a gestão de frotas necessite de soluções como a manutenção, o planejamento de rotas e o controle de combustível, a necessidade de cada tipo os diferenciam.

Escolha uma ferramenta de gestão apropriado

Depois de identificar as necessidades da frota, é chegado o momento de escolher uma ferramenta de gestão mais adequado para a empresa — é preciso, portanto, que ele seja tão suficiente e versátil quanto necessário. Por esse motivo, uma otimizada planilha precisa contar com os informações adequadas para a gestão correta, de modo a garantir o máximo de controle possível.

Planeje a implantação

Fazer esse planejamento é essencial para garantir que nenhum passo seja esquecido. Essa fase é indispensável, ainda mais se a sua gestão de frotas for muito complexa, pois quanto maior for a rede ou mais curtos forem os prazos, por exemplo, mais planejamento é exigido.

Capacite os funcionários

É muito importante que o manuseio do sistema de gestão de frotas seja feito de forma apropriada para que ele funcione conforme o esperado. Para isso, é necessário que seja feito um treinamento dos funcionários que farão uso da ferramenta. Isso porque a implementação de um software não significa apenas tê-la disponível ou funcionando, mas, também, que os usuários estejam devidamente capacitados para manuseá-la.

Mensure e otimize os resultados

Por mais que a implementação do sistema de gestão de frotas tenha sido um sucesso, os resultados sempre podem ser melhorados. Pode ser na mudança de algum parâmetro ou, até mesmo, a forma de analisar determinado dado, pois algumas informações somente serão melhores explanadas depois que o sistema está em curso, o que causa impactos positivos na utilização do software.

Por isso, depois que o sistema de gestão de frotas estiver em pleno funcionamento, é preciso medir e acompanhar os seus resultados. Faça testes e melhorias, com o intuito de otimizar e aumentar a capacidade do uso do sistema de administração.

 Estabeleça metas

Os indicadores de desempenho definidos no mapeamento de processos da empresa são a base para a definição de metas. O ideal é traçar metas anuais e depois dividi-las em semestre, trimestre e mensalmente. Dessa forma, fica mais fácil fazer o seu acompanhamento, proporcionando a realização de ajustes nas estratégias caso os indicadores não estejam evoluindo conforme o esperado.

E para que as metas sejam alcançadas, é muito importante observar dois aspectos:

  • elas devem ser viáveis e palpáveis;
  • elas devem ser desafiadoras, a ponto de tirar todos os colaboradores da sua zona de conforto.

Essas metas não devem ser difíceis a ponto de nunca serem alcançadas, uma vez que pode atrapalhar na análise de dados. Em contrapartida, elas também não podem ser muito fáceis para não desmotivar os colaboradores a sair em busca de soluções para alcançá-las. Sendo assim, tente encontrar o equilíbrio que atenda as necessidades da empresa e impulsione a todos no alcance de objetivos cada vez melhores.

Os indicadores de desempenho mais utilizados na gestão de frotas são:

  • manutenção: custo por veículo, total e médio por revisão;
  • multas: período em que ocorreu, frequência do mesmo tipo penalidade, valor médio por motorista;
  • combustível: custo por km rodado ou veículo, consumo médio por motorista;
  • sinistro: custo total, média de acidentes por ano e por motorista.

Provisione os gastos

Um bom gestor de frotas precisa, necessariamente, ter uma boa previsão de despesas. Para que seja possível programar as suas finanças, é necessário antecipar as saídas do caixa dos próximos meses. Será de acordo com estas previsões que a empresa poderá tomar decisões que influenciarão em seu futuro — custos com a manutenção e com o combustível devem ser incluídos na relação das despesas.

Os desafios e os obstáculos da gestão de frota costumam assustar os profissionais. Dessa forma, para evitar problemas e garantir o sucesso de sua administração, você pode seguir as dicas citadas para alcançar suas metas com maior facilidade. Além do mais, os erros operacionais são minimizados e a segurança de seus colaboradores é garantida.

Então, seus indicadores de desempenho tendem a aumentar e os lucros em seu empreendimento são maximizados, sempre respeitando as exigências legislativas e atendendo as demandas do mercado e de seus clientes.

E você, gostou do nosso artigo? Entendeu mais sobre como fazer um bom planejamento de gestão de frotas? Então, aproveite sua visita e conheça um pouco mais sobre a logística 4.0 e como as empresas podem se preparar para as mudanças que estão por vir!

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